Inkassoverfahren Schritt für Schritt
Das Inkassoverfahren ist ein strukturierter Prozess zur Realisierung offener Forderungen, vom ersten Kontakt mit dem Schuldner und außergerichtlichen Verhandlungen bis zu gerichtlichen Maßnahmen und der Zwangsvollstreckung, wenn sie erforderlich werden. Wir bearbeiten jede Angelegenheit in 7 klar definierten Schritten, damit jede Maßnahme auf eine erfolgreiche Realisierung einzahlt und der Fokus von Beginn an auf Lösungen mit früher Zahlungsaussicht liegt.
In den meisten Fällen erreichen wir die Zahlung bereits in der außergerichtlichen Phase, ohne ein Gerichtsverfahren einleiten zu müssen. Nachfolgend sehen Sie, wie die einzelnen Schritte unseres Vorgehens aussehen.
Telefonische Erstberatung und Fallanalyse
Im ersten Gespräch erfassen wir die wichtigsten Informationen zum Fall, unter anderem:
- Daten des Schuldners sowie die Höhe der Forderung einschließlich Währung
- Zahlungsfristen und den Zeitpunkt, zu dem der Rückstand entstanden ist
- die Grundlage der Forderung, zum Beispiel Vertrag, Bestellung, Rechnungen oder Nachweise über die Lieferung von Waren oder Leistungen
- mögliche Einwände, Reklamationen oder Streitpunkte auf Seiten des Schuldners
- Ihre Erwartungen in Bezug auf Zeitrahmen, Kosten und die Art der Fallführung
- die Liste der Unterlagen, die wir für die weitere Prüfung benötigen
Prüfung der Unterlagen
Sobald uns die Unterlagen vorliegen, prüfen wir ihre Vollständigkeit und Konsistenz. Wir bewerten, ob sie das Bestehen der Forderung, ihre Höhe und die Fälligkeit belegen. Dabei prüfen wir insbesondere:
- den Vertrag oder die Bestellung
- Rechnungen
- Liefer- oder Abnahmebestätigungen
- Korrespondenz
- frühere Zahlungsaufforderungen
Fehlen wesentliche Unterlagen oder Angaben, benennen wir genau, was vor der rechtlichen Bewertung und den weiteren Maßnahmen ergänzt werden sollte.
Rechtliche Bewertung
Nach der Unterlagenprüfung bewertet unser Rechtsteam die Anspruchsgrundlage und wählt den wirkungsvollsten weiteren Weg.
- wir prüfen die Durchsetzbarkeit der Forderung, Fälligkeiten, Verjährungsrisiken, mögliche Einwendungen des Schuldners sowie das zuständige Land und Gericht
- wir bewerten, welche Sicherungsmaßnahmen sinnvoll sein können und welche Nachweise im weiteren Verlauf entscheidend sind
Auf dieser Grundlage erarbeiten wir eine Empfehlung, die das außergerichtliche Inkasso, gerichtliche Schritte oder die Vorbereitung der Zwangsvollstreckung umfasst.
Abstimmung mit dem Auslandspartner
Bei grenzüberschreitenden Fällen arbeiten wir mit unseren Partnern im Land des Schuldners zusammen, damit das Vorgehen dem lokalen Recht und der dortigen Geschäftspraxis entspricht.
- wir stimmen das lokale Kontaktmodell und den Kommunikationsstandard ab, damit die Maßnahmen marktgerecht und wirksam geführt werden
- wir klären die formalen Anforderungen und stellen die Unterlagen zusammen, die für die weitere Bearbeitung im jeweiligen Land erforderlich sind
Vorstellung des Angebots
Nach der Fallanalyse legen wir Ihnen unser Angebot und den geplanten Ablauf vor. Sie erhalten eine klare Beschreibung des Leistungsumfangs in jeder Phase, unsere empfohlene Strategie sowie vollständige Informationen zum Vergütungsmodell und zu den voraussichtlichen Kosten.
Außergerichtliches Inkasso
Wir beginnen mit dem außergerichtlichen Inkasso, weil dies der schnellste und wirkungsvollste Weg ist, die Forderung ohne zusätzliche Gerichtskosten zu realisieren.
- wir treten direkt mit dem Schuldner in Kontakt
- wir versenden formale Zahlungsaufforderungen
- wir verhandeln entweder eine Einmalzahlung oder eine Ratenlösung
- wir informieren Sie laufend über die Ergebnisse der einzelnen Schritte
Zahlt der Schuldner nicht oder hält er getroffene Vereinbarungen nicht ein, führen wir den Fall in die nächste Phase.
Dieser Schritt ist nicht immer erforderlich. Die meisten Fälle schließen wir außergerichtlich und ohne Gerichtsverfahren ab.
Gerichtliches Verfahren oder Zwangsvollstreckung
Führen die außergerichtlichen Maßnahmen nicht zur Zahlung, wechseln wir auf den formellen Weg, der zum jeweiligen Fall passt.
- unser Rechtsteam bereitet die Klage oder den passenden Antrag vor, führt das Verfahren und erwirkt die Entscheidung, die den Weg zur Realisierung der Forderung eröffnet
- liegt bereits ein Vollstreckungstitel vor, leiten wir die Zwangsvollstreckung ein und führen sie fort, bis die Mittel beigetrieben sind oder keine realistischen Möglichkeiten mehr bestehen
- wir informieren Sie laufend über den Status des Falls und die maßgeblichen Entscheidungen, damit Sie die weitere Vorgehensweise jederzeit im Blick behalten
Telefonische Erstberatung und Fallanalyse
Im ersten Gespräch erfassen wir die wichtigsten Informationen zum Fall, unter anderem:
- Daten des Schuldners sowie die Höhe der Forderung einschließlich Währung
- Zahlungsfristen und den Zeitpunkt, zu dem der Rückstand entstanden ist
- die Grundlage der Forderung, zum Beispiel Vertrag, Bestellung, Rechnungen oder Nachweise über die Lieferung von Waren oder Leistungen
- mögliche Einwände, Reklamationen oder Streitpunkte auf Seiten des Schuldners
- Ihre Erwartungen in Bezug auf Zeitrahmen, Kosten und die Art der Fallführung
- die Liste der Unterlagen, die wir für die weitere Prüfung benötigen
Prüfung der Unterlagen
Sobald uns die Unterlagen vorliegen, prüfen wir ihre Vollständigkeit und Konsistenz. Wir bewerten, ob sie das Bestehen der Forderung, ihre Höhe und die Fälligkeit belegen. Dabei prüfen wir insbesondere:
- den Vertrag oder die Bestellung
- Rechnungen
- Liefer- oder Abnahmebestätigungen
- Korrespondenz
- frühere Zahlungsaufforderungen
Fehlen wesentliche Unterlagen oder Angaben, benennen wir genau, was vor der rechtlichen Bewertung und den weiteren Maßnahmen ergänzt werden sollte.
Rechtliche Bewertung
Nach der Unterlagenprüfung bewertet unser Rechtsteam die Anspruchsgrundlage und wählt den wirkungsvollsten weiteren Weg.
- wir prüfen die Durchsetzbarkeit der Forderung, Fälligkeiten, Verjährungsrisiken, mögliche Einwendungen des Schuldners sowie das zuständige Land und Gericht
- wir bewerten, welche Sicherungsmaßnahmen sinnvoll sein können und welche Nachweise im weiteren Verlauf entscheidend sind
Auf dieser Grundlage erarbeiten wir eine Empfehlung, die das außergerichtliche Inkasso, gerichtliche Schritte oder die Vorbereitung der Zwangsvollstreckung umfasst.
Abstimmung mit dem Auslandspartner
Bei grenzüberschreitenden Fällen arbeiten wir mit unseren Partnern im Land des Schuldners zusammen, damit das Vorgehen dem lokalen Recht und der dortigen Geschäftspraxis entspricht.
- wir stimmen das lokale Kontaktmodell und den Kommunikationsstandard ab, damit die Maßnahmen marktgerecht und wirksam geführt werden
- wir klären die formalen Anforderungen und stellen die Unterlagen zusammen, die für die weitere Bearbeitung im jeweiligen Land erforderlich sind
Vorstellung des Angebots
Nach der Fallanalyse legen wir Ihnen unser Angebot und den geplanten Ablauf vor. Sie erhalten eine klare Beschreibung des Leistungsumfangs in jeder Phase, unsere empfohlene Strategie sowie vollständige Informationen zum Vergütungsmodell und zu den voraussichtlichen Kosten.
Außergerichtliches Inkasso
Wir beginnen mit dem außergerichtlichen Inkasso, weil dies der schnellste und wirkungsvollste Weg ist, die Forderung ohne zusätzliche Gerichtskosten zu realisieren.
- wir treten direkt mit dem Schuldner in Kontakt
- wir versenden formale Zahlungsaufforderungen
- wir verhandeln entweder eine Einmalzahlung oder eine Ratenlösung
- wir informieren Sie laufend über die Ergebnisse der einzelnen Schritte
Zahlt der Schuldner nicht oder hält er getroffene Vereinbarungen nicht ein, führen wir den Fall in die nächste Phase.
Dieser Schritt ist nicht immer erforderlich. Die meisten Fälle schließen wir außergerichtlich und ohne Gerichtsverfahren ab.
Gerichtliches Verfahren oder Zwangsvollstreckung
Führen die außergerichtlichen Maßnahmen nicht zur Zahlung, wechseln wir auf den formellen Weg, der zum jeweiligen Fall passt.
- unser Rechtsteam bereitet die Klage oder den passenden Antrag vor, führt das Verfahren und erwirkt die Entscheidung, die den Weg zur Realisierung der Forderung eröffnet
- liegt bereits ein Vollstreckungstitel vor, leiten wir die Zwangsvollstreckung ein und führen sie fort, bis die Mittel beigetrieben sind oder keine realistischen Möglichkeiten mehr bestehen
- wir informieren Sie laufend über den Status des Falls und die maßgeblichen Entscheidungen, damit Sie die weitere Vorgehensweise jederzeit im Blick behalten
