Proces windykacji krok po kroku
Proces windykacji to uporządkowany sposób odzyskiwania należności, od pierwszego kontaktu z dłużnikiem i negocjacji polubownych po działania sądowe i egzekucyjne, jeśli są konieczne. Prowadzimy sprawy w 7 jasno określonych etapach, aby zwiększyć skuteczność działań i od początku koncentrować się na rozwiązaniach, które dają realną szansę na szybką spłatę.
W większości spraw doprowadzamy do spłaty już na etapie działań polubownych, bez kierowania sprawy do sądu. Poniżej pokazujemy, jak wygląda każdy etap naszej pracy.
Konsultacja telefoniczna i analiza sprawy
Podczas rozmowy zbieramy najważniejsze informacje dotyczące sprawy, w tym:
- dane dłużnika oraz wysokość zadłużenia, wraz z walutą rozliczenia
- terminy płatności i moment powstania zaległości
- podstawę roszczenia, na przykład umowę, zamówienie, faktury albo potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy towaru
- ewentualne zastrzeżenia, reklamacje lub spór zgłaszany przez dłużnika
- Twoje oczekiwania dotyczące czasu, kosztów i sposobu prowadzenia sprawy
- listę dokumentów potrzebnych do dalszej weryfikacji
Weryfikacja dokumentów
Po otrzymaniu dokumentów sprawdzamy ich kompletność i spójność. Oceniamy, czy potwierdzają istnienie długu, jego wysokość oraz termin wymagalności. Weryfikujemy między innymi:
- umowę lub zamówienie
- faktury
- potwierdzenia dostawy albo odbioru
- korespondencję
- wcześniejsze wezwania do zapłaty
Jeśli brakuje istotnych dokumentów lub danych, wskazujemy dokładnie, co należy uzupełnić przed przejściem do analizy prawnej i dalszych działań.
Analiza prawna
Po weryfikacji dokumentów dział prawny ocenia podstawę roszczenia i wybiera najskuteczniejszą ścieżkę działania.
- sprawdzamy możliwość dochodzenia należności, terminy wymagalności, ryzyko przedawnienia oraz właściwość kraju i sądu
- identyfikujemy potencjalne zarzuty dłużnika i oceniamy, jakie dowody będą kluczowe na dalszym etapie
Na tej podstawie przygotowujemy rekomendację obejmującą działania polubowne, postępowanie sądowe albo przygotowanie do egzekucji.
Konsultacja z partnerem zagranicznym
W sprawach międzynarodowych współpracujemy z naszymi partnerami w kraju dłużnika, aby prowadzić działania zgodnie z lokalnym prawem i praktyką rynkową.
- ustalamy lokalny model kontaktu i standard komunikacji, aby działania były prowadzone właściwie dla danego rynku i możliwie skutecznie
- potwierdzamy wymagania formalne i kompletujemy dokumenty potrzebne do prowadzenia sprawy w danym kraju
Przedstawienie oferty
Po analizie sprawy przedstawiamy ofertę prowadzenia windykacji i plan działania. Otrzymujesz jasny opis zakresu czynności na każdym etapie, rekomendowaną strategię oraz pełną informację o modelu rozliczenia i przewidywanych kosztach.
Windykacja polubowna
Zaczynamy od działań polubownych, ponieważ jest to najszybsza i najskuteczniejsza droga do odzyskania należności bez dodatkowych kosztów sądowych.
- prowadzimy bezpośredni kontakt z dłużnikiem
- wysyłamy formalne wezwania do zapłaty
- negocjujemy spłatę jednorazową albo w ratach
- na bieżąco informujemy Cię o efektach działań
Jeśli dłużnik nie płaci albo nie dotrzymuje ustaleń, kierujemy sprawę do kolejnego etapu.
Ten etap nie zawsze jest konieczny. Większość spraw kończymy polubownie, bez postępowania sądowego.
Etap sądowy lub egzekucyjny
Jeśli działania polubowne nie prowadzą do spłaty zadłużenia, przechodzimy na ścieżkę formalną dopasowaną do charakteru sprawy.
- nasz dział prawny przygotowuje pozew albo właściwy wniosek, prowadzi postępowanie i doprowadza do uzyskania orzeczenia otwierającego drogę do odzyskania długu
- jeżeli tytuł wykonawczy już istnieje, uruchamiamy postępowanie egzekucyjne i prowadzimy je do momentu odzyskania środków albo wyczerpania realnych możliwości
- na bieżąco informujemy Cię o statusie sprawy i kluczowych decyzjach, abyś zachował pełną kontrolę nad dalszym przebiegiem postępowania
Konsultacja telefoniczna i analiza sprawy
Podczas rozmowy zbieramy najważniejsze informacje dotyczące sprawy, w tym:
- dane dłużnika oraz wysokość zadłużenia, wraz z walutą rozliczenia
- terminy płatności i moment powstania zaległości
- podstawę roszczenia, na przykład umowę, zamówienie, faktury albo potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy towaru
- ewentualne zastrzeżenia, reklamacje lub spór zgłaszany przez dłużnika
- Twoje oczekiwania dotyczące czasu, kosztów i sposobu prowadzenia sprawy
- listę dokumentów potrzebnych do dalszej weryfikacji
Weryfikacja dokumentów
Po otrzymaniu dokumentów sprawdzamy ich kompletność i spójność. Oceniamy, czy potwierdzają istnienie długu, jego wysokość oraz termin wymagalności. Weryfikujemy między innymi:
- umowę lub zamówienie
- faktury
- potwierdzenia dostawy albo odbioru
- korespondencję
- wcześniejsze wezwania do zapłaty
Jeśli brakuje istotnych dokumentów lub danych, wskazujemy dokładnie, co należy uzupełnić przed przejściem do analizy prawnej i dalszych działań.
Analiza prawna
Po weryfikacji dokumentów dział prawny ocenia podstawę roszczenia i wybiera najskuteczniejszą ścieżkę działania.
- sprawdzamy możliwość dochodzenia należności, terminy wymagalności, ryzyko przedawnienia oraz właściwość kraju i sądu
- identyfikujemy potencjalne zarzuty dłużnika i oceniamy, jakie dowody będą kluczowe na dalszym etapie
Na tej podstawie przygotowujemy rekomendację obejmującą działania polubowne, postępowanie sądowe albo przygotowanie do egzekucji.
Konsultacja z partnerem zagranicznym
W sprawach międzynarodowych współpracujemy z naszymi partnerami w kraju dłużnika, aby prowadzić działania zgodnie z lokalnym prawem i praktyką rynkową.
- ustalamy lokalny model kontaktu i standard komunikacji, aby działania były prowadzone właściwie dla danego rynku i możliwie skutecznie
- potwierdzamy wymagania formalne i kompletujemy dokumenty potrzebne do prowadzenia sprawy w danym kraju
Przedstawienie oferty
Po analizie sprawy przedstawiamy ofertę prowadzenia windykacji i plan działania. Otrzymujesz jasny opis zakresu czynności na każdym etapie, rekomendowaną strategię oraz pełną informację o modelu rozliczenia i przewidywanych kosztach.
Windykacja polubowna
Zaczynamy od działań polubownych, ponieważ jest to najszybsza i najskuteczniejsza droga do odzyskania należności bez dodatkowych kosztów sądowych.
- prowadzimy bezpośredni kontakt z dłużnikiem
- wysyłamy formalne wezwania do zapłaty
- negocjujemy spłatę jednorazową albo w ratach
- na bieżąco informujemy Cię o efektach działań
Jeśli dłużnik nie płaci albo nie dotrzymuje ustaleń, kierujemy sprawę do kolejnego etapu.
Ten etap nie zawsze jest konieczny. Większość spraw kończymy polubownie, bez postępowania sądowego.
Etap sądowy lub egzekucyjny
Jeśli działania polubowne nie prowadzą do spłaty zadłużenia, przechodzimy na ścieżkę formalną dopasowaną do charakteru sprawy.
- nasz dział prawny przygotowuje pozew albo właściwy wniosek, prowadzi postępowanie i doprowadza do uzyskania orzeczenia otwierającego drogę do odzyskania długu
- jeżeli tytuł wykonawczy już istnieje, uruchamiamy postępowanie egzekucyjne i prowadzimy je do momentu odzyskania środków albo wyczerpania realnych możliwości
- na bieżąco informujemy Cię o statusie sprawy i kluczowych decyzjach, abyś zachował pełną kontrolę nad dalszym przebiegiem postępowania
